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仕事はタスクを細分化することで複数のメリットが生まれる

私は社内でも帰宅時間が鬼のように早い事で有名なのですが、仕事をするにあたっては、朝の時間を大事にしています。と言っても「朝活やっています」と言う話ではなくて、会社に着いてから12時までの時間をゴールデンタイムと認識していまして、朝礼が始まる前と終わった後にドドーットエンジンを掛けて一気に午後まで走ると言うスタイルにすることで、ほぼ(会議が無い日などは)残業なくお家に帰ると言う計画です。まあ、共働き育児の家庭なので、妻に「全然家事分担できていません!」とピシパシご指摘を頂きながらも、だからと言って「帰るのが遅いのは仕方ないだろう」となる訳にもいかず。だから、朝にエンジンをかけるのが結構重要なのです。

で、そんな中でどうやって日々、午前中にエンジンをかけていくかと言うと、何か大きなタスクがあった時に、たとえば「この企画に対してプレゼン資料を明日の午後までに作る」と言うタスクで見ると相当重たい事になっているのですが、それを「じゃあ、この仕事は①分析方法と仮説の立案と、②実際のエクセルに入れるところと、③まとめる行程と、④企画書への反映ね」と言う感じで小さいタスクに分解すると、これが案外午後に向けたエンジンが掛かりやすかったりします(ちなみに、小分けにはしますが、ザックリ分けるだけで細かい目標設定とかはしません。それやると時間かかるし)。

これは、先日、コーチングの社内研修を受けていて「やっぱりそうか」と認識したポイントでもあったのですが「あるべき目標」と「現状」と言うのがあって、そこに「ギャップ」があった時、人は困ったり惑ったりする訳でして、ではそのギャップはどうやって埋めるのかなと見ていると、コーチはクライアント(相談者)の課題提起に対して「なんとなく、いつかはやらないと行けないこと」をヒアリングした上で、そのスパンをどんどん短期間のものに切っていくんですね。

たとえば「1年後にこれだけ成長していたい」と言う意見が出たら「じゃあ、半年後は? 3ヶ月後は?」と徐々に前にたおして行って、当人の中で「ほんわか」感じていた目標をものすごく具体化していく。そうなると、当人も最終的には「明日からはこうあるべきなのか」と言う自覚や危機意識が芽生えるところまで行って、完全にカチッとしたアクション(明日からこうする)にはまっていたりする訳です。

おそらく、「業務タスクを分解する」と言うのもこのコーチングの理論に非常に似ていて「企画書を作る」と言う内容で考えると「何もやってない」と言う現状とのギャップが大きくてやる気も出なくて大変なのですが、各行程自体は大した工数でもないので朝に数字をまとめる事に集中したりすると「よし、思ったより早くできたな」とかなりやすい訳です。そうなるとしめたもので、その「小さな成功体験」が1日の中でクルクルと回るので、エンジンがよ~くかかると、こう言う感覚です。

加えて、最初にタスクを切っておくと、他部所に依頼する部分を先に切り出して「ここの分析して有意差があるか事前に調べてもらえないだろうか?」とか「この期間で改修作業が走りそうだから1週間後にコーディングの時間を確保してもらえないだろうか?」と、事前に他部署にオファー(ネゴ)がかけられたりする訳です。

結局、それが超高速化すると夕方ごろには企画書が上がってたりすることもあるのですが、まあそこまでいくと出来過ぎ感はあるので、少なくとも「先にタスクを分解する事で、他の部署の人への突発案件を減らす」くらいのことは習慣化できると業務効率化が進みます。結構便利な小技なので覚えて損はないです。

 

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