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プレゼン資料は表組みを活用出来ないか考えてみよう

たとえば「夕焼けに映える美人」と言っても、人が想像する「美人」のイメージは様々です。文字で書き起こされた情報というのはえてして(良くも悪くも)読み手の想像力に任せてしまう部分が多く、それを省くために説明をしようとすると大量の文章が生まれるため「何が言いたいのか良くわからない資料」が出来上がってしまうことが良くあります。

たとえば、何かの選定や、施策効果の説明をする時に「課題、背景、現状、実施効果、メリット、デメリット、リスク・・・」などを説明していく訳ですが、これが延々とパワーポイントなどで数枚に渡って記載されていると聞き手からすると「で、結局何が言いたいんだっけ?」となる事はよくあります。

説明する側は「より多くの情報を筋道だてて説明せねば」となっている一方、受け手側は「簡潔に結論から欲しいが、要点は知りたい」となっているために生じるギャップの代表格です。

これが稟議などになれば「簡潔に、要点のみをまとめる」事も可能ですが、上申(事前ネゴ)の段階では、詳細の説明が必要になるため、担当者は頭を悩ませます。私がこういう時によく「こうするといいよ」というのが「表組みでの表現」です。

たとえば、商品ABがあった時、「Aの商品は高額だが高性能です。ですが、維持費がかかります。Bの商品は安価だがそこそこの性能ですがミニマムスタートには最適でして~」みたいなことを延々と述べるよりも

    |価格|メリット|デメリット
商品A |高額| 多機能|維持費がかかる
商品B |安価| 最低限|ミニマムスタートに最適

と、バン!と表現した方が読み手の意識にスッと入るのはご理解頂けるでしょう。文字面を見せるより、比較表を見せ、口頭で「言いたい事を補足する」くらいの方が、説明を受ける側は判断がしやすいものです。

伝えたい事はなるべく簡略に「1枚に出来ないか?」を常に意識するだけで、プレゼンの説得力が大きく増します。ぜひ、活用してみてください。

 

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