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報告資料をわかりやすくする「エレベータピッチ」対応

今日のブログは、部下に任せていた「報告用のプレゼン資料」を読んでいて「整理しようとする努力がわかるが、非常にわかりにくい」と読んだ瞬間に思ったので「これ、わかりにくい」と伝えた際の「どの辺りがですか?」という質問を受けたときにした会話です。

私は職業柄、資料作成とプレゼンテーションを山のようにこなす事が多いのですが、それが報告であれ、提案であれ、私が意識していることに「エレベータピッチに対応する」という事があります。

そもそもエレベーターピッチとは?

たとえば、エントランスで自社のエレベータに乗り込んだら偶然1人しか乗り合わせた客がおらず、しかもその人が自社の「社長」だったとしましょう。そのとき、偶然あなたには報告しないとならない、またはプレゼンしたい内容があったとします。

社長は乗り合わせたアナタに気がつき「おう、キミか。そういえばこの前の件、どうなった?」と声をかけたとしましょう。あなたに与えられたのはエレベーターが目的のフロアに着くまでの1530秒。この僅かな時間で「簡潔にわかりやすく」あなたはプレゼンを終えなければなりません。

これがエレベーターピッチです。

実際にこういうケースは、私の経験上でもよくありました。

経営層に近づけば近づくほど、時間を確保するのは難しくなって行きます。特に大企業の経営層ともなると、30分の会議をひとつ取るにも秘書を経由して2週間後の予定を抑えてと、真っ向勝負では時間がかかることも多く。このような僅かな「チャンス」を使わない手はありません。そう言ったときに「端的に、わかりやすく」伝える技術を持っているか否かは、あなたの人生をも大きく左右する可能性があります。

エレベーターピッチで、特に意識することは「結論から入る」事です。特に相手の知りたい項目の結論から入ります。私の報告用のプレゼン資料は必ず最上部に「そのスライドの結論」を持ってくるようにします。最悪、プレゼンの中身なんか読まなくても、上部の文字(サマリー)だけをパッパと読み進めれば「概要はなんとなく理解できる」という体裁になっています。

結論を出したら、次に補足するのは「理由」です。

具体的に「結論~理由」の流れで書いてみましょう。

「この施策は、引き続き進めたいと思います。一見、前回よりも費用対効果が悪化したように見えますが、実はそうではないからです。1つ目の理由はリードの内容が他の施策と比較して、良質だった事。2つ目は、リードの数が少ないのは前回の3ヶ月後の数字と比較していたからです。今回は施策より2週間しか経過していないので、数字にはまだ伸び代があります」とまあ、こんな感じです。

これを逆から行きたくなる人が多いのですが、オススメしません。私の例で実際にあったこととして「会話していたら途中で上司の携帯がなり、大事な相手だったので会話が止まってしまった」という事があったからです(上記の例なら「1つ目の~」くらいで止まりました)。

この時は、結論から報告していたので、去り際に「それで良いから進めておいてくれ」と言われてセーフでしたが、もし結論を逆さまにしていたらと思うとゾッとします。

このように、報告用の資料は「簡潔で、要点を抜き出せる事」が求められています。

今回の部下の資料は「各ページで要点を1つずつ」説明していたのですが、報告用の資料であれば、最悪「このページだけ読んでおいてください!!」というものが作れれば、それでOKなんです。むしろ、それだけで行ってあとは全部Appendix(補足)だとしても問題ないくらいです。時間があれば、いくらでも補足説明をすれば良いのです。

(これも私は例があります。抑えていた予定の会議が前の会議が推して吹っ飛んだため、10ページの資料から1ページだけ渡してタクシーでの移動時間に読んでもらいました)。

とまあ、「結論から抑えて、要点をまとめておける事」は報告のうえで非常に重要です。特にマーケティングの場合はプロモーションなどを行う関係上、「簡潔に、わかりやすく伝える事」が求められる事が非常に多いので、場数を踏んででも、身につけておきたいスキルです。

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