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緊急・重要なコミュニケーションを「使い分け」よう

月末月初ともなると、管理職の方は方々から来る「請求書への捺印」やら「稟議の承認」やらに追われるのは会社の常です。処理する側になって毎度「面白いなあ」と思う事があります。今回は、そんな(この場合は部下の上司への)連絡手段の話です。

たとえば、あなたが上長にお願いして指定の期日までに「請求書への捺印」をしなければならなかったとします。この時に、あなたは普段、どんな連絡手段を取っていますか?

たとえば、メール、電話、チャット、直接の対話、、、様々な依頼方法がありますが、まず間違いなく言える前提としてどのスタッフから見ても「経理の締め日は一緒」なので、上司からすると、どの担当の請求書捺印依頼も本当は「同じ重要度」のはずです。

同時に、本人から見ると「自分の処理を最初にやってもらいたい」という心理が(正直なところ)働くのも真理と言えます(いつまでも、承認待ちをホールドしたくありませんからね)。

で、このときに「他者(同僚)を先んじる」方法というのがありまして、これは「受け手」から考えると解りやすいのですが、すごく面白い事が起こっています。

たとえば、請求書の捺印依頼が3人の部下から届いたとしましょう。

そして、三者三様の依頼方法だったとします。

A:メールで「添付のPDFに捺印対応をお願いします」と送られて来ている
B:チャットで共有フォルダのパスを送付して来て「対応お願いします」とコメントがついた
C:電話、または直接持ち込みで「対応お願いします」と口頭で言われた

先ほどの整理の通り、重要度は「同じ」はずなのですが、承認者側がもし時間的余裕がなく(会議の合間などで)「1つにしか捺印できない」としたら、ほぼ間違いなく「C→B→A」の優先順位で対応されます。

仮に、依頼の順番が「A→B→C」だったとしてもこうなる事でしょう。

これが人の心理です。

人間はどうしても「直接頼まれた事」を重視しがちです。解りやすいのは「メール」と「直接連絡をする」を比べたときなのですが、メールというのは、たとえ最初に開封して中身を確認されても「最初に対応される確約」がありません。つまり対応のタイミングが「開封者側に一任」されています。

それに対して、直接持ち込まれて「すみません! これ、今お願いできますか!?」という依頼は、なぜか(仮にメールと緊急度が一緒だったとしても)「先に対応せねば」という意識が働きます。本人を目の前に待たせていることもあってでしょう。なぜか、そこに「緊急度を感じる」のです。

ですので「コミュニケーションを急いでいる」局面ほど「直接的な連絡が望ましい」という事となります。これ自体には異論の余地があまりないように思えます。

一方で、メールには、メールの利点があり、それが「履歴が残る」という事です。メールのエビデンスさえあれば、その後、どんなトラブルが発生しても、その履歴があなたを守る盾となります。

つまり「急いでいて、しかも重要な決断を求める」場合は、まず直接に口頭の承認をもらい、その内容を「確認としてメールで送る」くらいの対応をすると「スピード×履歴」という双方の長所を残せることになるので、あとあと揉めることも減る……という事になりますね。

細かいテクニックですが、時間をコントロールするには非常に重要な手段です。緊急度、重要度に応じて、コミュニケーションを使い分けてみるのはオススメですよ。

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